Blog

Onderhandelen of mediation

Onderhandelen of mediation

Waarom zou je daar een onderscheid in maken? Mediation is toch een geëvolueerde vorm van onderhandelen? Onderhandelen is toch een zakelijke vorm van mediation? Dat heeft toch niets met elkaar te maken? Wat mij betreft is het allemaal waar. Er zit wel degelijk een onderscheid in, ook al is de basis vergelijkbaar. Laat me dat toelichten.

De directeur en de specialist

Hij was directeur van een privékliniek, zij medisch specialist. Ze lagen al maanden met elkaar overhoop en komen bij mij aan de mediationtafel. Mijn eerste vraag aan beide was: “Wat willen jullie hier bereiken?”. Het werd stil en de armen gingen over elkaar. “Nou, een oplossing.” zei hij. “Wat betekent dat voor jou?” vroeg ik. “Nou, ik denk dat de huidige situatie voor ons beiden niet goed is en dat we dus moeten komen tot afspraken waardoor we verder kunnen.” Nog steeds vrij vaag. En dat is logisch en ok. Nu heb ik een keuze: blijf ik op de oppervlakte en stuur ik naar een oplossing, of ga ik op zoek naar de verhalen erachter en nodig ik hen uit tot wederzijds begrip?

Mediation

Als mediator begin ik sowieso met het tweede: begrip. Begrip van mij voor beide partijen, begrip van de partijen voor zichzelf en begrip van partijen voor elkaar. Hoe zijn ze hier gekomen, wat betekent dit voor hen, wat doet dit met hen en wat is voor hen belangrijk in een oplossing. In het geval van de directeur en de specialist duurde dit gesprek twee uur. En ze kwamen er niet helemaal. Hij was relatief nieuw, wilde een klantgerichte organisatie en verwachte flexibiliteit. Zij zat al langer bij de kliniek en eigenlijk ook al langer niet op haar plek. Ze wilde meer ruimte voor inhoudelijke ontwikkeling en meer vrijheid. De situatie was de afgelopen maanden zo geëscaleerd dat zij ziek was geworden en ze met advocaten bij de rechter hadden gestaan.

De escallatieladder van Glasl

In een ideale mediation de-escaleert een conflict zodanig dat partijen weer bereid zijn in elkaars belang te denken. Win-win heet dat. De bovenste trede in de escalatieladder van Glasl.

Voor een uitgebreide beschrijving van de escalatieladder van Glasl in arbeidsmediation, zie hier een artikel dat ik daar met collega-mediator Connie Witjes over schreef.

De escalatieladder van Glasl

Wanneer beide partijen bereid zijn om actief naar oplossingen te zoeken die goed zijn voor de ander, ben je als mediator overbodig geworden. Je kunt naar achter leunen en hen samen tot een plan laten komen. Misschien faciliteer je nog, misschien houd je het gesprek hier en daar op gang.

Win-lose

Maar soms lukt dat niet. Dan zit de pijn te diep, is er meer tijd nodig of is er geen bereidheid. Dan blijven partijen hangen in hun eigen gelijk en hun eigen belang. En ook dat is ok. Wanneer jij net maandenlang iemand hebt bevochten, is het heel veel gevraagd om weer een mooi mens in diegene te zien. En hoewel het in je eigen belang zou kunnen zijn om toch ook dan je te verplaatsen in die ander en actief te zoeken naar een oplossing die goed is voor de ander, snap ik dat dat dan soms niet meer lukt. De specialist was klaar. Zij was in haar beleving kapot gemaakt door de kliniek. De kliniek en de directeur waren in haar hoofd verworden tot de duivel. En daar ging geen mediation meer iets aan veranderen. Dus de oplossing, die ging er niet komen vanuit wederzijds begrip en vertrouwen. Daar was een ander proces voor nodig. Ja, ze wilde die oplossing. Maar of die ook goed was voor de kliniek, dat kon haar een worst wezen. Win-lose.

Onderhandelen

In mijn hoofd gaat er dan een knop om. Ik ga met hen, als zij dat willen, een onderhandeling in. Hierin breng ik de focus terug naar hun eigen positie: wat is belangrijk voor hen, wat zijn hun alternatieven, hoe bekijk je de situatie zo objectief mogelijk. Hoe laat je je niet afleiden door de emotie, hoe kom je tot een voor jou acceptabel resultaat. Vaak zet ik partijen dan uit elkaar. De druk van de verloren relatie draagt niet bij aan een goed resultaat. En ook dan ben je als mediator aan het de-escaleren: want een onderhandeling met focus op het eigen resultaat (win-lose) is dan misschien niet het mooiste proces, het is meestal een stuk constructiever dan het lose-lose alternatief: het maakt me niet uit wat het me kost, als die ander maar kapot gaat!

De cirkel rond

En soms komt de cirkel, juist door een goed onderhandelingsresultaat, toch weer rond. Met de directeur en de specialist belegde ik een aparte onderhandelsessie. Ik vroeg hen beiden zich voor te bereiden en alvast te overleggen met hun (juridisch) adviseurs. De onderhandeling duurde ruim drie uur, waarbij zij in aparte ruimtes zaten en soms overleg hadden met hun advocaten. Toen er een akkoord bereikt was, zette ik hen weer samen om het akkoord te bevestigen en de bijeenkomst af te sluiten. Beide partijen waren zichtbaar meer ontspannen. Het zag ernaar uit dat ze dit konden gaan afsluiten. Terwijl ik nieuwe koffie schonk kwam er een gesprek op gang over een nieuwe fMRI scanner. Er werd afgesloten met een hand en de afspraak voor een kop koffie. De relatie, die niet meer te redden was geweest, was juist door goede afspraken over het verbreken ervan, weer iets verbeterd.

Training

Masterclass onderhandelen als mediator

Klik hier voor meer informatie over de masterclasses.

Masterclasses
Door Diederik Diercks, geleden

De dans van de onderhandeling: ruimte (2)

De aannemer

Hij was boos, heel boos, de aannemer. En vond dat hij gelijk had en genaaid was (zijn woorden). Ja, hij wilde nu echt wel een oplossing, maar dan “my way or the highway”. In de andere kamer zat de onderaannemer. Samen hadden ze aan een bouwproject gewerkt en was er halverwege onduidelijkheid ontstaan: hadden ze nou een uurprijs of een stukprijs afgesproken? Communicatie hierover liep niet, irritatie werd op de bouwplaats geuit richting de uitvoerders en uiteindelijk kwam het werk stil te liggen. De opdrachtgever kreeg er lucht van en stelde de aannemer aansprakelijk.

Veel vijven en zessen later zaten ze bij mij aan tafel. De relatie was tot het nulpunt gedaald en binnen tien minuten dreigden beiden met opstappen. Tegelijkertijd hadden ze allebei belang bij een afronding. Ze ervoeren beiden druk van alle kanten: opdrachtgever, uitvoerders, partners.

Openingsbod

Om ze wat lucht te geven haalde ik ze uit elkaar. Met beiden besprak ik dat we gingen kijken of er een oplossing mogelijk was. Ik vroeg hen om hun voorstel. De onderaannemer deed een bod. Hij, de aannemer, daarentegen deed geen bod. Hij deed een eindbod. Met gesloten beurzen uit elkaar, take it or leave it, geen beweging mogelijk. We maakten wat grappen en lachten wat, maar toen hield ik hem een spiegel voor: stel, ik kom hier binnen met een voorstel van de andere kant en vertel daarbij dat jij alleen maar bij het kruisje gaat tekenen, zou je dat dan doen? Nee, dat zou hij natuurlijk niet doen. “Ok” zei ik, “Dus…?”. Hij keek me raar aan. “Wil je dat ik hier toneel ga zitten spelen?”. “Ja en nee”, sprak de jurist in mij.

Ruimte

Om te kunnen dansen heb je ruimte nodig. Ruimte om te bewegen, ruimte om de ander te laten bewegen. In een onderhandeling geldt dat net zo hard. Als je geen ruimte kunt geven, krijg je die ook niet. Hier zijn verschillende redenen voor.

Onvolledige informatie
Jij hebt aan het begin van een onderhandeling per definitie onvolledige informatie. Over je eigen situatie weet je een hoop (en vaak ook niet alles!), maar over de situatie van de ander heb je meestal niet veel meer dan aannames. Gedurende een goede onderhandeling krijg je meer informatie van de andere kant. Dit beïnvloed de mogelijkheden, alternatieven en daarmee ook jouw opties.

Identity discussion
Los van het tastbare resultaat, speelt er ook altijd de identiteitsdiscussie, aan beide kanten van de tafel. “Wat zegt het over mij dat ik in deze situatie zit?”, “Hoe ziet de ander mij?”, “Ben ik een loser als ik hiermee akkoord ga?”, “Wat vindt mijn achterban van mij?”. Allemaal vragen waar mensen (bewust of onbewust) mee bezig zijn. Als je hen de ruimte geeft om die voor zichzelf positief te beantwoorde, is de kans op een (goed) resultaat een stuk groter. Dit zou je ook “iemand in zijn waarde laten” kunnen noemen.

Het doel
Het doel van een onderhandeling hoeft niet per se te zijn dat je het samen eens wordt. Sterker nog, wanneer dat altijd je doel is, maak je jezelf kwetsbaar. Ik zeg altijd dat het doel van een onderhandeling is om erachter te komen waar de grens van de ander ligt. Wat is het uiterste dat voor de ander acceptabel is. En om de ander uit te nodigen om die beweging te maken, moet je zelf ook bewegen. Doe je dat niet, dan kan ik je op een briefje geven dat de ander veel te vroeg zegt dat de grens bereikt is. En dan verlies je beiden.

En de aannemer?

Na er even over nagedacht te hebben zei hij: “Ok. Eigenlijk wil ik 20.000 euro van ze. Dus zeg dat maar.” Drie uur later was er een deal. De aannemer zou de onderaannemer (die op 60.000 begon) 5.000 euro betalen. Toen er eenmaal ruimte was om te bewegen, was er ook ruimte voor een oplossing.

Dit is deel twee in de serie “De dans van de onderhandeling”. Zie hier deel 1 over Beweging.

Klik hier

Onderhandel-coaching?

Door Diederik Diercks, geleden

De dans van de onderhandeling: beweging (1)

“Er is sprake van onderhandelen als twee of meer partijen met behulp van communicatie met elkaar zoeken naar een oplossing voor (ogenschijnlijke) tegenstrijdige belangen.” Die definitie gebruik ik vaak in trainingen. En wat wel grappig is, als ik in een club sta te dansen komen er vaak mensen op me af die dan zeggen dat als ik dans, dat eruit ziet alsof “twee of meer partijen met elkaar zoeken naar een oplossing voor (ogenschijnlijke) tegenstrijdige belangen….”. Haha.

Dansen

Je kunt naar een onderhandeling kijken als naar een dans. Bepaalde elementen komen terug. De eerste daarvan is beweging. Je bent aan het dansen zolang je beweegt, hetzelfde geldt voor onderhandelen. Wanneer je stilstaat wordt er niet meer onderhandeld. Hoe groot de beweging is, of hoe die eruit ziet, maakt niet uit. Moderne dans, klassiek ballet, het kan allemaal. En in een goede tango staat één van de partners soms bijna stil, maar nooit helemaal.

Praktijk

Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Ik benadruk die noodzaak van beweging altijd aan het begin van een onderhandeling en dan knikt men en is het er volledig mee eens. Totdat we twee rondes verder zijn. Dan vinden alle partijen dat zij al voldoende bewogen hebben en zijn ze voor het gemak vergeten dat ze absurd hoog of laag begonnen waren. Want dat is het ook: als we bewegen in een onderhandeling willen we dat de ander net zo veel beweegt. En dat is normaal. Maar niet altijd constructief of realistisch. Als ervaren onderhandelaar herken ik op dat moment het endowment effect en ook dat we in een positionele onderhandeling in plaats van in een principiële onderhandeling terecht dreigen te komen.

Niet wat niet, maar wat wel

Onderhandelaars gaan zich op enig moment blind staren op de positie van de ander. Ze bedenken waarom díe niet realistisch is. Dat mag, maar doet er niet toe. Beweging waar jij invloed op hebt zit bij jezelf. Dus blijf zoeken naar ruimte voor beweging bij jezelf. Een mooi voorbeeld daarvan is het klimaat akkoord van Parijs in 2016. Daar dreigden onderhandelingen vast te lopen, en toen zijn de facilitators de Indaba methode gaan gebruiken, geleend uit Zuid-Afrika. Hierbij mag iedereen zijn eigen grens stellen en “nee” zeggen tegen een voorstel, wanneer zij dat koppelen aan een (nieuw) tegenvoorstel waarvan ze denken dat het aan alle belangen tegemoet komt. Door het proces schuift de focus dus telkens van het “niet” naar het “wel”.

Verder dansen

Er is nog meer te zeggen over de dans van de onderhandeling. zie hier deel twee over ruimte.

Klik hier

Onderhandel-coaching?

Door Diederik Diercks, geleden