De dans van de onderhandeling: tijd (3)

Pizza bij de belastingdienst

Het was half vijf, vrijdagmiddag. We zaten na drie uur onderhandelen bij de belastingdienst nog 70.000 uit elkaar. “We” zijn de inspecteur van de belastingdienst, de werkgever, de ex-werknemer en ik, de mediator, met mijn co-mediator. De belastingdienst had een claim bij de werkgever neergelegd wegens niet betaalde inkomstenbelasting. De ex-werknemer (voormalig financieel directeur), woonde in Luxemburg en had daar geen belasting afgedragen, maar in Nederland ook niet. Werkgever en werknemer bestookten elkaar al tijden met (juridische) verwijten over wiens schuld dit was. Ook hiervoor werd een oplossing in mediation gezocht, maar de onzekerheid over wat de belastingdienst zou doen was een belemmering. Daarom gingen we in gesprek (lees: onderhandeling) met de belastingdienst.

En dus, na drie uur onderhandelen, om half vijf, met en gat van 70.000 euro, zei mijn co-mediator: “Ik denk dat we even pizza moeten bestellen, want we zijn er nog lang niet.”

Tijd

Tijd is in onderhandelingen altijd relevant. Het managen ervan, het gebrek eraan, de noodzaak ervan. Wanneer je tijd niet meeneemt in een onderhandeling, maak je de kans groot dat je jezelf te kort doet, of blijft hangen in een onderhandeling die nergens heen gaat. Maar hoe je tijd kunt of moet gebruiken is niet één dimensioneel. Als je vijf minuutjes hebt, neem ik je mee door een aantal voorbeelden.

Het proces

Wat ’s ochtends om 9 uur niet acceptabel is, is dat ’s middags om vijf uur wel. Met regelmaat zit ik met partijen aan tafel die aan het begin van de dag aangeven wat hun absolute grens is, om aan het eind van de dag volledig tevreden akkoord te gaan met iets wat over die grens heen gaat. De tijd die in de onderhandeling wordt gestopt is dan onderdeel van hun bewegingsproces. Je kunt dan tegen jezelf zeggen dat je niet zomaar akkoord bent gegaan, dat je je huid duur verkocht hebt. En je hebt vaak een veel completer beeld van de situatie, door nieuwe informatie van de andere kant en meer inzicht in je eigen situatie. En je wil er dan ook wel van af zijn, na zo’n dag!

Ene oor in, andere oor uit

Een word to the wise: wanneer jij een onderhandeling begeleidt (of voert) en iemand zegt “dit is mijn laatste bod/uiterste grens/mijn maximum”, laat dat dan de eerste paar keer je ene oor in en je andere oor uit gaan. Vaak wordt dit in eerste instantie uit onmacht, onwetendheid of onzekerheid gezegd. En dat is ok. Maar als je daar dan op in gaat (“is dat echt je laatste bod?”), dan zet je diegene er op vast. Hij gaan dan beredeneren waarom het echt het laatste bod is en zichzelf daarvan overtuigen. Het wordt steeds moeilijker om daar nog zonder gezichtsverlies van af te wijken. Dus, laat het gaan. Als het echt het laatste bod is, zal dat blijken uit het vervolg.

De deadline

Onder druk wordt alles vloeibaar. Wanneer van te voren duidelijk is dat er vóór een bepaald moment een resultaat moet zijn, zorgt dit voor beweging. Als mediator zit ik soms in situaties waarbij al een rechtszaak is aangespannen en partijen nog een uiterste poging willen wagen om er uit te komen. Dan is er een duidelijke deadline (de zitting) of een duidelijk af te spreken deadline, wanneer advocaten nog een bepaalde periode nodig hebben om zich op een zitting voor te bereiden. In dat tweede geval vraag ik beiden hoeveel tijd zij nog nodig hebben. Dit is meestal een paar dagen tot een week. Dan spreken we dus een deadline voor een resultaat in mediation af een paar dagen of een week voor de zitting.

Aanzuigende werking

Let op, een deadline heeft een aanzuigende werking! In de laatste periode voor de deadline kan er veel gebeuren, maar eerder vaak ook niet. Wanneer de deadline voor een onderhandeling op 20 mei ligt, gaat de grote beweging niet al op 10 mei gebeuren. En dat is ok. Vaak is het wel belangrijk om in beweging te blijven, om te blijven dansen, maar de apotheose is echt pas de twintigste.

Niet eenzijdig

Een gezamenlijke deadline, van buitenaf opgelegd of samen overeengekomen, is niet hetzelfde als een eenzijdig opgelegde deadline. Zoals iedereen die wel eens met advocaten heeft gewerkt of zelf advocaat is zal weten, is een veelgebruikte tool in de onderhandeltoolbox van advocaten: “dit aanbod vervalt aanstaande donderdag om 12 uur.” Een deadline, maar geen gezamenlijke. Het doel van de schrijver is de kracht van de deadline gebruiken: beweging creëren onder druk. Het effect kan echter het tegenovergesteld zijn en hangt erg af van de onderhandelvaardigheden en de onderhandelingspositie van de wederpartij. En van de BATNA van de partij die de deadline stelt. Het zal soms werken, maar vaak ook spectaculair niet. De partij die onder druk wordt gezet stapt uit de onderhandeling of gaat zelf ook powerplay spelen. Het resultaat is verloren mogelijkheden en slepende procedures. En een 0-1 achterstand in een volgende onderhandeling met dezelfde partij of advocaat van de wederpartij.

Extra tijd

En soms is er extra tijd nodig. Je had een deadline afgesproken, of je had afgesproken dat je vandaag tot een resultaat zou komen, maar één van de partijen heeft meer tijd nodig. Voor overleg met de achterban, voor financiering, voor een deugdelijke beslissing. Ook dit kan gebeuren en noodzakelijk zijn voor een goed resultaat. Als onderhandelaar of mediator neem je dan procesverantwoordelijkheid: leg aan de wederpartij het belang van een eventueel uitstel uit, maak het concreet (“hoe lang precies?”) en kom tot consensus.

Ik zat een keer in een onderhandeling waar één van de partijen akkoord moest krijgen van de holding in de VS. We hadden aan tafel bijna een akkoord, maar dit moest gebeuren. De wederpartij was geïrriteerd, maar wist wel dat dit de realiteit was. Ik heb toen besproken hoe lang ze hiervoor nodig hadden (“drie dagen”) en heb met de wederpartij afgesproken dat ik ook hun (definitieve) akkoord pas over drie dagen wilde horen. Hierdoor bleef er balans en werd die partij (in ieder geval gevoelsmatig) niet de gijzelaar van hun eigen “Ja”.

Stap terug

Let wel op: “gewoon” schorsen en de volgende dag of week weer oppakken van een onderhandeling leidt snel tot achteruit onderhandelen. Waar partijen aan het eind van een sessie nog 3 ton uit elkaar zaten, was dat een week later weer 5 ton. Mensen gaan naar huis, hun knopen tellen, zich weer boos maken en bewegen een stukje achteruit. Om dat te voorkomen kun je proberen expliciet af te spreken dat dit niet “mag”, of onderhandelpartijen heel gericht toekomstgerichte opdrachten geven: “werk eens uit wat je kunt doen wanneer er een akkoord is?” of “stel jullie komen er uit, hoe kun je daar jullie relaties het best over berichten, stel daar eens een concept over op?”.

En de inspecteur van de belastingdienst?

“Ik denk dat we even pizza moeten bestellen, want we zijn er nog lang niet.” zei mijn co-mediator dus op vrijdag om half vijf, met een gat van 70.000 euro. En de inspecteur, wat voor pizza bestelde die? “Nou,” zei hij, “wacht even. Wij kunnen nog 50.000 bewegen, dat is ons uiterste bod.” Vijf minuten en nog 2000 euro verder was er een deal. De tijd die de inspecteur op vrijdagavond met zijn gezin kon besteden was hem meer waard dan die euro’s in dit dossier.